Должностная Инструкция Секретаря Делопроизводителя

• Должностная Инструкция Секретаря Делопроизводителя Образец
• Должностная Инструкция Секретаря Делопроизводителя Нотариуса

Утверждённая управляющим или его заместителем должностная инструкция секретаря-делопроизводителя разрабатывается отделом кадрового учёта на общем бланке учреждения с обязательными реквизитами: название организации (полное наименование согласно уставу предприятия); гриф утверждения.

Должностная инструкция секретаря 2018 - скачать образец заполнения в формате word. Образец можно скачать бесплатно. Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору. Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией. Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям: иметь среднее профессиональное или высшее образование; в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство; отлично обращаться с любыми видами оргтехники. В чем заключается работа секретаря?

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя. Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством.

И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ.

Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого. Необходимые пункты Обязательными для внесения будут: Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно чётко разделить пункт на основные и второстепенные задачи.

Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, приём корреспонденции – явно важнее, нежели подать чай и кофе в приёмную. Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты. Работа с оргтехникой: обязательно укажите, с какой именно техникой будет работать секретарь-делопроизводитель.

Должностная Инструкция Секретаря Делопроизводителя Образец

Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы.

Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно. Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще – знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).

Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др. Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников».

Обзвон клиентов, связи со СМИ. Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня.

То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра. Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными. Ответственность (в т.ч. Материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны).

Должностная Инструкция Секретаря Делопроизводителя Нотариуса

И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника. Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях. Необязательные пункты и права сотрудника Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума.

И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр. Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы. И нелишним будет прописать требования к вежливости, опрятности.

А возможно и дресс-код. Также, если в компании есть свои нормы этики, нужно зафиксировать их в должностной инструкции. Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч.

Социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении. Зачем необходим показатель?

Об этом здесь. Производите заполнение платежной ведомости?

Какая проставляется дата составления приказа об увольнении? Переходите по ссылке. Секретарь-делопроизводитель имеет право:.

На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.

На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте. На получение социальных гарантий и благ.

Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению. Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению. О чем следует помнить? Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет.

Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции. В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции:. Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).

Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов.

Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно. Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи. Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!

Оглавление: Особенности профессии секретаря и требования к работнику Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность сотрудника отдела и т.д. Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:. Среднее, высшее образование;. Стаж работы;. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;.

Знание основ делопроизводства;. Знание иностранного языка (зачастую, английского). Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации. Существует несколько основных специализаций секретаря:. Помощник руководителя;. Должностные обязанности секретаря руководителя Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе. В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:.

нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;. Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;. положениями должностной инструкции. Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире.

Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства. У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:. право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;. право заверять собственной подписью некоторые документы;. право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;. право на отстаивание своих интересов. Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить.

В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение.